IT Consulting

Η ασυμμετρία που κοστίζει

Όταν μια επιχείρηση αναθέτει την ανάπτυξη λογισμικού σε εξωτερικό συνεργάτη, οι δύο πλευρές του τραπεζιού δεν έχουν την ίδια πληροφόρηση. Η μία γνωρίζει σε βάθος το αντικείμενο· η άλλη καλείται να αξιολογήσει προσφορές, να εγκρίνει προδιαγραφές και να υπογράψει σύμβαση για κάτι που δεν μπορεί να ελέγξει.

Αυτό σπάνια οφείλεται σε κακή πρόθεση. Οφείλεται στο ότι οι δύο πλευρές μιλούν διαφορετική γλώσσα και μετρούν την επιτυχία με διαφορετικό τρόπο: η εταιρία λογισμικού παραδίδει αυτό που περιγράφει η σύμβαση, ενώ εσείς περιμένατε αυτό που είχατε στο μυαλό σας. Η απόσταση ανάμεσα στα δύο είναι που παράγει τις καθυστερήσεις, τα πρόσθετα κόστη και τις εφαρμογές που τελικά δεν χρησιμοποιεί κανείς.

Στην υπηρεσία IT Consulting αναλαμβάνουμε να καλύψουμε αυτή την απόσταση. Καθόμαστε στη δική σας πλευρά του τραπεζιού.

Τρεις βαθμίδες εμπλοκής

Ανάλογα με το πού βρίσκεστε και με το πόσο θέλετε να κρατήσετε στα χέρια σας, η συνεργασία παίρνει τρεις μορφές. Λειτουργούν αυτόνομα, αλλά και διαδοχικά: πολλά έργα ξεκινούν από την πρώτη και καταλήγουν στην τρίτη.

1. Οργάνωση διαδικασιών και προδιαγραφές

Πριν καν αναζητήσετε ανάδοχο.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις ξέρουν ότι κάτι πρέπει να μηχανογραφηθεί, αλλά δεν έχουν καταλήξει σε τι ακριβώς. Οι διαδικασίες υπάρχουν — απλώς δεν είναι καταγεγραμμένες πουθενά: ζουν σε αρχεία Excel, σε email, και στη μνήμη τριών ανθρώπων.

Καταγράφουμε μαζί με τα στελέχη σας τον τρόπο που εργάζεστε σήμερα, εντοπίζουμε πού χάνεται χρόνος και πού καταχωρούνται δύο φορές τα ίδια δεδομένα, και μεταφράζουμε τις ανάγκες σας σε ένα τεκμηριωμένο κείμενο προδιαγραφών: τι πρέπει να κάνει η εφαρμογή, με ποια προτεραιότητα, και τι ρητά δεν περιλαμβάνεται.

Αυτό το κείμενο είναι η μεγαλύτερη προστασία που μπορείτε να έχετε. Πάνω σε αυτό ζητάτε προσφορές — και για πρώτη φορά οι προσφορές που θα λάβετε θα είναι συγκρίσιμες μεταξύ τους, γιατί θα αφορούν το ίδιο ακριβώς αντικείμενο.

2. Τεχνικός σύμβουλος στις συναντήσεις σας

Όταν έχετε ανάδοχο και θέλετε να καταλαβαίνετε τι συμφωνείτε.

Παρευρισκόμαστε στις συναντήσεις σας με την εταιρία λογισμικού ως δικός σας άνθρωπος. Ο ρόλος μας είναι διπλός: να μεταφράζουμε προς εσάς και να διατυπώνουμε προς εκείνους.

Προς εσάς, εξηγούμε σε καθαρή γλώσσα τι σημαίνει στην πράξη αυτό που ακούτε: τι συνεπάγεται μια αρχιτεκτονική επιλογή, τι κρύβεται πίσω από έναν όρο, πού θα σας δεσμεύσει μια απόφαση που σήμερα μοιάζει τεχνική λεπτομέρεια, και τι ακριβώς θα έχετε στα χέρια σας στο τέλος.

Προς την άλλη πλευρά, διατυπώνουμε τις ανάγκες σας με τους όρους που περιμένει ένας μηχανικός, ώστε να μη χαθεί τίποτα στη μετάφραση και να μην υπάρχει περιθώριο για το «δεν το είχαμε καταλάβει έτσι».

Ενδεικτικά αναλαμβάνουμε:

• Αξιολόγηση και σύγκριση προσφορών, με έμφαση στο τι δεν περιλαμβάνουν
• Έλεγχο των τεχνικών όρων της σύμβασης πριν από την υπογραφή
• Συμμετοχή στις συναντήσεις σχεδιασμού και παρακολούθησης
• Αξιολόγηση των αλλαγών που ζητούνται στην πορεία και του πραγματικού τους κόστους
• Τα ερωτήματα που συνήθως δεν τίθενται εγκαίρως: ιδιοκτησία του κώδικα, πρόσβαση στα δεδομένα, αντίγραφα ασφαλείας, τι γίνεται αν η συνεργασία διακοπεί

3. Πλήρης διαχείριση του έργου

Όταν δεν έχετε τον χρόνο ή τον άνθρωπο να το παρακολουθήσετε.

Στην πληρέστερη μορφή της συνεργασίας αναλαμβάνουμε τη διαχείριση του έργου από την πλευρά σας, από την επιλογή αναδόχου μέχρι την οριστική παραλαβή. Γινόμαστε το ενιαίο σημείο επαφής: η εταιρία λογισμικού απευθύνεται σε εμάς, κι εσείς εμπλέκεστε μόνο στις αποφάσεις που είναι πραγματικά δικές σας.

Η διαχείριση περιλαμβάνει:

• Επικοινωνία. Καθημερινή επαφή με την ομάδα ανάπτυξης, ώστε τα ερωτήματα να απαντώνται χωρίς να μπλοκάρει το έργο.
• Χρονοδιάγραμμα. Παρακολούθηση της προόδου έναντι των συμφωνημένων οροσήμων και έγκαιρη επισήμανση των αποκλίσεων, όσο υπάρχει ακόμα χρόνος να διορθωθούν.
• Ποιοτικός έλεγχος παραδοτέων. Κάθε παραδοτέο ελέγχεται πριν εγκριθεί: δοκιμάζεται με πραγματικά σενάρια χρήσης, ελέγχεται έναντι των προδιαγραφών, και τα ευρήματα επιστρέφουν τεκμηριωμένα.
• Παραλαβή. Οργάνωση της τελικής δοκιμής και της παραλαβής, με σαφή κριτήρια αποδοχής — ώστε η έγκριση να μην είναι θέμα εντύπωσης.

Το ζητούμενο είναι απλό: να μην είναι η δική σας υπογραφή η μόνη τεχνική κρίση που ασκείται στο έργο.

Γιατί μια εταιρία λογισμικού για αυτόν τον ρόλο

Είναι εύλογη ερώτηση: η VK Solutions αναπτύσσει λογισμικό. Γιατί να αναλάβει την επίβλεψη ενός έργου που εκτελεί κάποιος άλλος;

Ακριβώς για αυτόν τον λόγο. Από το 2006 βρισκόμαστε στην άλλη πλευρά του τραπεζιού: ξέρουμε πώς συντάσσεται μια προσφορά, πού υποεκτιμάται συνήθως ο χρόνος, ποια ερωτήματα δεν τίθενται ποτέ στην αρχή, και τι σημαίνει στην πράξη ένα παραδοτέο που «είναι έτοιμο». Αυτή η γνώση δεν αποκτάται από την πλευρά του πελάτη.

Όταν αναλαμβάνουμε ρόλο συμβούλου, δεν διεκδικούμε την ανάπτυξη του έργου. Αν σε κάποιο σημείο κριθεί ότι θα ήταν προτιμότερο να το αναλάβουμε εμείς, αυτό συζητείται ρητά και ξεχωριστά — δεν προκύπτει μέσα από τη συμβουλευτική σχέση.